De nos jours, Microsoft Power BI est devenue une plateforme de référence pour les entreprises qui souhaite tirer parti de leurs données.
Cependant, la réelle valeur ajoutée réside dans le partage des tableaux de bords et des informations aux parties prenante appropriées. Grace a ce partage, celles-ci seront en mesure de prendre des décisions éclairées et basée sur des données précises.
Dans cet article, nous partagerons différentes méthodes de partage pour vos tableaux de bord et rapports Power BI.
Pourquoi le partage est-il important ?
Partager vos rapports Power BI avec votre équipe ou vos clients vous permet de bien répartir les informations mais aussi de donner une vue d’ensemble des données extraites à toutes les parties prenantes concernée ou influencée par le projet. Ce procédé rend la collaboration, la prise de décision mais aussi communication bien plus facile au sein de votre entreprise.
De plus, les rapports partagés avec les parties prenantes tels que les clients et les partenaires, renforcent l’engagement et la confiance.
Le partage de rapports et de tableaux de données va au-delà de la simple diffusion d’information. Il permet d’instaurer une culture de la donnée et d’optimiser les ressources opérationnelles.
Étapes pour partager vos rapport Power BI
- Publier sur le Service Power BI
La première étape consiste à publier votre rapport ou tableau de bord sur le Service Power BI. Voici comment procéder :
- Ouvrez votre rapport dans Power BI Desktop.
- Cliquez sur l’onglet « Publier ».
- Connectez-vous à votre compte Power BI.
- Sélectionnez l’espace de travail (Workspace) dans lequel vous souhaitez publier le rapport.
- Cliquez sur « Publier ».
- Gérez les autorisations
Les espaces de travail Power BI regroupent des rapports, des tableaux de bord et des données de sources diverses. Une fois le contenu publié, vous pourrez définir des autorisations pour l’ensemble de l’espace de travail afin de contrôler qui peut gérer et interagir avec vos données. Voici les différents types d’autorisation disponibles :
- Membres : Les membres peuvent éditer et afficher l’ensemble du contenu de l’espace de travail. Ils peuvent également ajouter, modifier ou supprimer des rapports et des tableaux de bord.
- Contributeurs : Les contributeurs ont des autorisations similaires aux membres, mais ne peuvent pas ajouter de nouveaux membres à l’espace de travail ni gérer les autorisations.
- Lecteurs : Les lecteurs quant à eux peuvent uniquement afficher le contenu et ne peuvent pas effectuer de modifications.
- Partage de rapport individuel
Il est également possible de partager des rapports spécifiques avec des utilisateurs individuels. Cette fonctionnalité est très utile lorsque vous ne souhaiterez donner l’accès qu’a un document spécifique à un utilisateur individuel. Vous pouvez partager un rapport individuel des manières suivantes :
- Partager via l’adresse e-mail : Vous pouvez partager un rapport avec une ou plusieurs adresses e-mail. Les parties prenantes concernées recevront un courriel avec un lien pour accéder au rapport.
- Autorisations : Vous pouvez définir les autorisations de lecteur, contributeurs ou membres, leur permettant simplement d’afficher ou d’éditer le rapport.
- Liens de partage
Les liens de partage permettent aux utilisateurs de votre choix d’avoir accès à un rapport ou encore tableau de bord spécifique. Il existe deux types de liens de partage :
- Lien d’Affichage : Ce lien permet aux utilisateurs choisis de visualiser le rapport sans pouvoir l’éditer ou apporter des changements.
- Lien d’Édition : Ce lien donne aux utilisateurs choisis la possibilité de modifier le rapport ou le tableau de bord que vous avez partagé. Vous pouvez choisir de partager ce lien avec des collaborateurs spécifiques ou avec toute personne disposant du lien.
- Partage avec des groupes
Grâce à Power BI, partager du contenu ou des données n’a jamais été aussi facile. La plateforme vous permet de répartir les utilisateurs en groupes, facilitant ainsi la gestion des autorisations simultanément pour plusieurs utilisateurs.
Avec une gestion rigoureuse des autorisations, vous pourrez garantir que les informations sont correctement reparties aux bonnes personnes. Cela contribue et assure le maintien de la sécurité des données tout en permettant une collaboration fluide et efficace.
- Intégration dans d’autres applications
Power BI permet également d’intégrer des rapports et des tableaux de bord dans d’autres applications telles que des sites web, des applications internes, etc. Vous pouvez générer un code d’intégration à partir du Service Power BI et le placer dans le code source de votre application.
- Planification de l’actualisation des données
Si votre rapport est basé sur des données en direct, assurez-vous de planifier l’actualisation des données afin que les informations restent à jour. Cela peut être fait dans les paramètres de planification dans le Service Power BI.
Microsoft Power BI est un atout essentiel pour les entreprises souhaitant maximiser l’utilisation de leurs données. Cependant, sa véritable valeur émerge lorsque les tableaux de bord et les informations sont partagés avec les parties prenantes appropriées. Ce partage permet des décisions éclairées et renforce la confiance.